Observation quotidienne directeur - Niveau 1
Voici les étapes à suivre au quotidien en tant que directeur. Nous voulons vous guider le mieux possible, afin de rendre vos rencontres dynamiques et votre coaching encore plus efficace.
Première étape : Analyser le pourcentage d'appel répondu de la file d'attente et les retours à la réception
Onglet : Équipe - > Gestionnaire d'appel
Onglet : Statistiques
Sélectionner la date et le/les groupe(s) de département. Toujours préférable de mettre une longue période pour bien comparer le graphique.
Analyser les bons graphiques (on suggère le % d'appel file d'attente ainsi que les retours).
La ligne noire signifie la moyenne de TOUS les départements de la succursale, alors vous êtes capable de voir le département sélectionné où il se situe.
Retour à la réception vous permet de voir pourquoi le département n'a pas pu répondre. Trop d'absence ? Promène dans le showroom ? Promène dans le backstore ? Trop de client en walkin ? Vacances ? Horaire mal divisée ? Événement ?
Pour en connaître davantage sur l'onglet Statistique, vous pouvez cliquer ici.
Deuxième étape : Analyser le rapport de points
On aime voir l'efficacité de nos employés en leur donnant des objectifs de points par jour et par mois. On peut rapidement voir qui est notre meilleur, qui s'est amélioré et qui a besoin d'un peu plus de coaching. N'oubliez pas que vous pouvez fixer des objectifs à tout moment dans le tableau des ventes ainsi que modifier la distribution des points positifs et négatifs.
Onglet : Rapport -> Rapport des points
Choisir votre / vos vendeur(s) ainsi que la date et on suggère par mois et si vous voulez pousser encore plus l'analyse, y aller en semaine. Un coup vous avez mis vos filtres, n'oubliez pas d'appliquer vos filtres avec le carré vert.
Analyser uniquement le graphique des points. Si vous voulez, vous pouvez analyser graphique par graphique, tout est bien divisé.
La ligne verte signifie la totalité des objectifs demandés du groupe (plus il y a de nouveaux employés, plus l'objectif augmente), la ligne bleue signifie la totalité des points atteint par le meilleur vendeur et la partie rouge signifie la totalité des points accumulés du groupe. Peu importe le vendeur choisi au départ, ce graphique va toujours vous sortir le meilleur pointeur. Si vous choisissez seulement un vendeur, les autres graphiques vous montreront le vendeur versus le meilleur.
Troisième étape : Opportunités potentielles
Écouter les appels que le vendeur n'a pas loggé pendant l'appel. Attention, ça peut être un très bon outil ou des appels bidons (livraison, conjointe, conjoint, carte fermée, carte perdue, carte vendue). Reste qu'il est bien important d'écouter les appels peut importe le statut. Il ne faut jamais oublier un client. Le vendeur a une heure pour logger le client sans être pénalisé. Si vous voyez qu'un vendeur enlève ses opportunités potentielles, nous pouvons toujours lui enlever les droits.
Onglet : Vente -> Opportunités potentielles
Choisir sa date, l'utilisateur et le département si vous êtes multi succursale. Vous pouvez toujours filtrer par répondeur au besoin. Si vous écoutez les appels régulièrement, vous n'aurez qu'à gérer votre journée actuelle. En moyenne, on devrait avoir +/- 5 opportunités par jour.
C'est la responsabilité du vendeur de logger son client et trier ses opportunités si celles-ci sont jugées non potentielles !!!!!!
Vous pouvez même commenter l'appel et y ajouter des étoiles selon votre règle d'entreprise. Si l'appel mérite 1 à 5 étoiles.
Pour comprendre le rapport des opportunités potentielles, cliquez ici.
Quatrième étape : Suivre rapidement la liste d'opportunité avec moins de 2 actions
Important de voir les opportunités créées et combien d'action il y a eu avec le client. Meilleur exemple : une carte créée à partir d'un walkin. Avons-nous enregistrer la rencontre ? Avons-nous écrit un commentaire ? Avons-nous mis une tâche ? Devons-nous relancer le client ?
Onglet : Vente -> Liste des opportunités
Choisir le bon filtre est important. Pour afficher, utiliser le carré bleu.
Choisissez votre département / votre groupe d'utilisateur / statut active / votre date de création / nombre d'activés < 2 (moins de 2 activités). Et appliquer les filtres avec le carré vert. Le chiffre entre parenthèse va vous donner la quantité. Ça va vous permettre de faire un meilleur suivi avec le vendeur. Pourquoi il y a moins de 2 actions avec ce client ?
Un coup les opportunités affichées, vous pouvez accéder directement à la fiche du client. Ensuite, analyser le commentaire et ajouter une tâche au besoin. Ici on voit que Nicolas a créé une opportunité il y a 25 jours avec seulement 1 action.
Dernière étape : Voir rapidement tous les courriels non répondus
Dans votre tableau des directeurs, vous avez la case des courriels en attente. C'est important que le client soit répondu rapidement.
Onglet : Vente -> Tableau directeurs des ventes
Choisir le ou les départements désirés et appliquer le filtre.
Un coup le filtre appliqué, le total de courriel non répondu affichera. À chaque courriel répondu, le chiffre diminuera. Cliquer directement sur la case et ça va ouvrir un deuxième onglet Internet.
Rapidement vous êtes capable de voir quels vendeurs ont des courriels en attente et vous pouvez cliquer sur la carte pour accéder à la fiche du client. Si c'est un courriel Web et le vendeur est en congé (c'est parce qu'il n'a pas mis son statut Congé) alors vous pouvez distribuer l'opportunité à un vendeur disponible.
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